[ Pobierz całość w formacie PDF ]
- datę sporządzenia,
- opis przedmiotu operacji,
- ilościowe lub jakościowe określenie operacji,
- podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie.
Dokument powinien być sprawdzony pod względem formalnym i rachunkowym
(księgowy) oraz merytorycznym (dyrektor), a także mieć kolejny numer nadany przez
księgowość.
Po sprawdzeniu dokumentów trzeba je opracować, co polega na ich segregacji, czyli
dzieleniu na określone grupy, oraz dekretacji. Dekretacja to oznaczenie, na jakich kontach ma
być dany dokument zaksięgowany.
Po zaksięgowaniu dokument trafia do teczek, segregatorów lub szaf z archiwum.
Przedsiębiorstwo ma obowiązek przechowywania dokumentów przez określony czas,
np.:
- bilans powyżej 50 lat (bezterminowo),
- inwenturę powyżej 50 lat (bezterminowo),
- listy płac powyżej 12 lat,
- większość dokumentów 5 lat, dzienniki lekcyjne 5 lat,
- arkusze ocen powyżej 50 lat (bezterminowo),
- prace z egzaminów dojrzałości 2 lata,
- prace dyplomowe 2 lata.
Podczas sporządzania dokumentów obowiązują liczne zasady, których należy
przestrzegać:
- na każde zdarzenie może być wystawiony tylko jeden dokument w potrzebnej liczbie
kopii,
- dokumenty muszą być wystawione na bieżąco,
- dokumenty mogą być wystawiane tylko przez osoby upoważnione,
- dokumenty muszą być wypełnione czytelnie atramentem lub tuszem,
- dokumentów nie można przerabiać, a w wypadku dokonania poprawek, co w niektórych
dokumentach jest dozwolone, poprawki muszą sygnować osoby upoważnione,
- błędnie wypełnione dokumenty stają się nieważne, co powinno być zaznaczone przez ich
przekreślenie i napis "anulowano".
Podstawowe dokumenty księgowe
Dokumentacja w rolniczych jednostkach produkcyjnych obejmuje:
- dokumentację obrotu środkami trwałymi: protokół przyjęcia środka trwałego, protokół
likwidacji środka trwałego, protokół zmiany miejsca użytkowania, protokół zdawczo-
odbiorczy,
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
22
- dokumentację obrotu inwentarzem żywym: kwity przychodu i rozchodu, protokół
urodzenia i wybrakowania, protokół ważenia inwentarza, protokół przeklasowania,
protokół padnięcia lub uboju z konieczności,
- dokumentację obrotu materiałami i produktami: Magazyn przyjmie i Magazyn
wyda , protokół zbioru, protokół lub kwit omłotu, kwit przewozu, protokół zniszczenia
i ubytków magazynowych, protokół przerobu, raport zużycia pasz,
- dokumentację siły roboczej (płacy i pracy): dzienniczek brygadzisty dokument
pierwotny, miesięczna karta pracy (zarobków) jako dokument wtórny, lista płac jako
dokument wtórny, dziennik gospodarczy.
Dowód księgowy jest dokumentem stanowiącym podstawę do stwierdzenia dokonanej
określonej operacji gospodarczej i zaewidencjonowania jej w prowadzonych przez jednostkę
gospodarczą księgach rachunkowych. Dowody księgowe klasyfikowane są według różnych
kryteriów.
Tabela 5. Rodzaje dowodów księgowych
Kryterium Rodzaj dowodu
Charakterystyka
podziału księgowego
Otrzymane od kontrahentów, np.
Obce zewnętrzne
faktury dostawców.
Przekazane w oryginale
Zewnętrzne kontrahentom, np. faktury wystawione
Wystawca
odbiorcom.
dowodu
Własne
Dotyczą operacji dokonywanej
Wewnętrzne wewnątrz jednostki, np. karty pracy,
dowody wydania materiałów.
Stwierdzają dokonanie operacji
Pierwotne (zródłowe) gospodarczej, np. faktury, dowody
wpłat.
Stanowią podstawę do dokonania
łącznych zapisów zbioru dokumentów
Zbiorcze
księgowych zródłowych, np. raport
kasowy.
Podstawa ich
Korygują poprzednie zapisy, np.
sporządzenia
Korygujące
faktura korygująca VAT.
Wtórne
Wystawiane do czasu otrzymania
Zastępcze zewnętrznego obcego dowodu
pierwotnego.
Ujmują dokonane zapisy według
Rozliczeniowe
nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Dokumenty obce
Dokumenty zewnętrzne obce są to dowody otrzymywane od kontrahentów
potwierdzające fakt realizacji operacji gospodarczej. Do podstawowych dokumentów
zewnętrznych obcych zaliczamy:
- faktury,
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
23
- rachunki,
- faktury i noty korygujące.
Faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym transakcję kupna sprzedaży.
Wymagania stawiane fakturom określają, że powinny zawierać następujące informacje:
- imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
- numery identyfikacyjne sprzedawcy i nabywcy (NIP);
- datę wystawienia faktury i numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT lub
FAKTURA VAT RR;
- datę sprzedaży lub miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
- nazwę towaru, materiału lub usługi, jednostkę miary i ilość kupowanych
(sprzedawanych) towarów, materiałów lub zakres wykonanych robót,
- ceny jednostkowe towarów, materiałów lub usług bez podatku VAT (cena netto),
- wartość towarów, materiałów lub usług bez podatku VAT (wartość netto),
- stawki podatku, a w przypadku zakupu (sprzedaży) towarów lub materiałów
[ Pobierz całość w formacie PDF ]